Workshop 1: การจัดเตรียมและทำความสะอาดข้อมูล (Data Preparation & Cleaning)¶

สถานการณ์จำลอง¶

ท่านได้รับมอบหมายให้จัดทำรายงานแผนงานและงบประมาณประจำปี 2569 ของกอง โดยหัวหน้าส่งลิงก์ Google Sheets ที่จะใช้ประกอบการสร้างรายงานมาให้ เมื่อเปิดลิงก์แล้ว ท่านพบว่าเป็นลิงก์แบบ "อ่านอย่างเดียว" จึงไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ และพบว่าข้อมูลค่อนข้างพร้อมที่จะนำไปสร้างเป็นรายงานแล้ว อย่างไรก็ตาม มีจุดที่ต้องแก้ไขอยู่บ้าง ได้แก่ ข้อมูลในตารางที่มีการผสานเซลล์ มีตัวอักษรปะปนในคอลัมน์ที่อาจจะต้องใช้สำหรับการคำนวณ และยังไม่มีคอลัมน์ "ยอดคงเหลือ (GF)" ที่อาจต้องใช้ประกอบการสร้างรายงาน เพราะฉะนั้น จึงต้องจัดเตรียมและทำความสะอาดข้อมูลให้เหมาะสมกับการสร้างรายงานก่อนเป็นอันดับแรก

วัตถุประสงค์¶

คัดลอกไฟล์ Google Sheets ต้นฉบับมาเป็นของตนเอง
ตรวจสอบและจัดโครงสร้างข้อมูลในตารางให้ถูกต้อง
ทำความสะอาดข้อมูลตัวเลขและเตรียมคอลัมน์คำนวณสำหรับใช้งานต่อ

การทำสำเนาไฟล์ (Make a Copy)¶

เปิดลิงก์ที่ได้รับจากหัวหน้า https://docs.google.com/spreadsheets/d/1dKeUK6-k2r0xv4-5j7PX06Ha4Faoq5qEPzwMb_6gy4Q/edit?usp=sharing
ไปที่ ไฟล์ (File) > ทำสำเนา (Make a copy)
ตั้งชื่อไฟล์ใหม่ (เช่น Workshop_ชื่อของท่าน) แล้วกด ทำสำเนา

ผลลัพธ์: ได้ไฟล์ใหม่ใน Google Drive ของตนเองที่แก้ไขข้อมูลได้

การยกเลิกการผสานเซลล์ (Unmerge Cells)¶

เลือกแผ่นงานที่ชื่อว่า 69 (ปีงบประมาณ พ.ศ. 2569) จะเห็นว่าข้อมูลในคอลัมน์ A (แผนงาน) มีการผสานเซลล์ จึงต้องยกเลิกการผสานเซลล์เสียก่อน
คลิกที่เซลล์ A1 จากนั้นเลื่อนลงไปด้านล่าง แล้วกดแป้น Shift ค้างก่อนคลิกที่บริเวณเซลล์ A75 เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องการยกเลิกการผสานเซลล์
คลิกเครื่องหมาย ▼ (ลูกศรชี้ลง) ที่อยู่ทางขวาของไอคอน ผสานเซลล์ (Merge Cells) จากนั้นเลือกเมนู ยกเลิกการผสาน (Unmerge Cells) เซลล์จะถูกแยกออกจากกัน และข้อมูลชื่อแผนงานจะอยู่ที่บรรทัดแรกของแต่ละกลุ่ม
คลิกเซลล์ที่มีข้อมูล เช่น A2 จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่วงกลมสีน้ำเงินที่อยู่บริเวณมุมล่างขวาของเซลล์ เพื่อเติมข้อมูลลงไปในเซลล์ที่อยู่ด้านล่าง ทำเช่นนี้จนมีข้อมูลแผนงานครบ จนถึงแถวที่ A75

การทำความสะอาดข้อมูลตัวเลข¶

ท่านพบว่าข้อมูลในคอลัมน์ L (งบประมาณ) มีตัวอักษรปะปนอยู่กับตัวเลข เช่น 50,000 บาท แทนที่จะเป็น 50000 (มีเครื่องหมายจุลภาคคั่นตัวเลขหลักพัน และมีคำว่า " บาท" ต่อท้าย) ซึ่งไม่สามารถนำไปใช้ประกอบการคำนวณได้ จึงต้องลบตัวอักษรที่ปะปนอยู่ออกไป
คลิกเซลล์แรกที่ต้องการแก้ไข ในที่นี้คือเซลล์ L2 จากนั้นเลื่อนลงไปด้านล่าง แล้วกดแป้น Shift ค้างก่อนคลิกที่เซลล์ L75 เพื่อเลือกเซลล์ที่ต้องการแก้ไข

เคล็ดลับ

สามารถกดแป้น Ctrl + Shift + ↓ แทนการกดปุ่ม Shift ค้างแล้วคลิกที่เซลล์สุดท้าย เพื่อเลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่อยู่ด้านล่างทั้งหมดได้
เลือกเมนู แก้ไข (Edit) จากนั้นเลือกเมนูย่อย ค้นหาและแทนที่ (Find and Replace) หรือกดแป้น Ctrl + H
ระบุข้อมูลตามรายละเอียดด้านล่าง จากนั้นกดปุ่ม แทนที่ทั้งหมด (Replace All)
- ค้นหา (Find): บาท (ให้มีเว้นวรรคนำหน้าคำว่า "บาท" ด้วย)
- แทนที่ด้วย (Replace with): (ค่าว่าง)
- ค้นหาช่วงที่เจาะจง (Search within): '69'!L2:L75
ระบุข้อมูลตามรายละเอียดด้านล่าง จากนั้นกดปุ่ม แทนที่ทั้งหมด (Replace All)
- ค้นหา (Find): ,
- แทนที่ด้วย (Replace with): (ค่าว่าง)
- ค้นหาช่วงที่เจาะจง (Search within): '69'!L2:L75
กดปุ่ม เสร็จสิ้น (Done)

การเพิ่มคอลัมน์คำนวณ (Calculated Column)¶

คลิกขวาที่คอลัมน์ N (ยอดเบิกจ่าย) จากนั้นเลือกเมนู แทรก 1 คอลัมน์ทางขวา (Insert 1 column to the right) จะพบว่ามีคอลัมน์ว่างแทรกเข้ามาเป็นคอลัมน์ O
แถวบนสุดของคอลัมน์ O (ช่อง O1) เป็นชื่อคอลัมน์ ให้ตั้งชื่อว่า ยอดคงเหลือ (GF)
คลิกเซลล์ O2 จากนั้นพิมพ์สูตร =M2-N2 (เงินโอน - ยอดเบิกจ่าย)
ดับเบิ้ลคลิกที่วงกลมสีน้ำเงินที่อยู่บริเวณมุมล่างขวาของเซลล์ O2 เพื่อเติมสูตรลงในคอลัมน์ O จนถึงรายการสุดท้าย

ขณะนี้ข้อมูลของท่านสะอาด ถูกต้อง และพร้อมสำหรับการนำไปสร้างเป็นรายงานแล้ว