Workshop 4: การสร้างตารางสรุป (Pivot Table)¶

สถานการณ์จำลอง¶

ผู้บังคับบัญชาพึงพอใจกับรายงานที่ท่านสร้างขึ้น แต่ต้องการเห็นรายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติมด้วย นอกจากนี้ยังต้องการลิงก์ของรายงานที่สามารถส่งให้ผู้อื่นได้โดยที่ไม่ต้องมีบัญชี Google หรือเข้าสู่ระบบด้วย ท่านจึงตัดสินใจที่จะเพิ่มตารางสรุปรายละเอียด และแชร์ลิงก์รายงานแบบสาธารณะ

วัตถุประสงค์¶

1. สร้างตารางสรุปรายละเอียด (Pivot Table) เพื่อดูข้อมูลในมิติที่หลากหลาย
2. แชร์รายงานให้กับผู้อื่นเข้าดูได้

การปรับขนาดพื้นที่รายงาน (Canvas Size)¶

เนื่องจากท่านจำเป็นต้องวางตารางข้อมูลเพิ่มเติม แต่พื้นที่ด้านล่างของรายงานอาจไม่เพียงพอ จึงต้องปรับเพิ่มความสูงของรายงานก่อนที่จะดำเนินการต่อ

1. คลิกที่เมนู หน้า (Page) แถบด้านบน
2. เลือก การตั้งค่าหน้าปัจจุบัน (Current page settings)
3. ที่หน้าต่างด้านขวา เลือกแถบ รูปแบบ (Style)
4. ที่หัวข้อ Canvas Size ปรับค่า ความสูง (Height) เป็น 1800

ตารางสรุปรายละเอียด (Pivot Table)¶

เพื่อดูรายละเอียดตัวเลขรายหน่วยงานและกิจกรรม

1. เพิ่มแผนภูมิ Pivot table

   

2. มิติข้อมูลแถว (Row Dimension): หน่วยปฏิบัติ

3. มิติข้อมูลคอลัมน์ (Column Dimension): กิจกรรม

4. เมตริก (Metric): งบประมาณ, ยอดเบิกจ่าย, ยอดคงเหลือ (GF)

   

5. ปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เหมาะสม โดยการคลิกที่เส้นแบ่งระหว่างคอลัมน์แล้วลาก

   

6. ที่แถบ ตั้งค่า (Setup) ให้เปิดการแสดง ผลรวม (Totals)

   • แถว (Rows): เลือก แสดงผลรวมทั้งหมด (Show grand totals)
   • คอลัมน์ (Columns): เลือก แสดงผลรวมทั้งหมด (Show grand totals)

   

การแชร์รายงาน (Sharing)¶

เมื่อสร้างรายงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว ท่านสามารถแชร์รายงานให้ผู้อื่นเข้าดูได้

1. คลิกปุ่ม แชร์ (Share) ที่มุมขวาบน

   

2. ที่หัวข้อ การตั้งค่าลิงก์ (Link settings) ให้เปลี่ยนจาก จำกัด (Restricted) เป็น ไม่เป็นสาธารณะ (Unlisted) หรือ สาธารณะ (Public)

   • ไม่เป็นสาธารณะ (Unlisted): ผู้ที่มีลิงก์เท่านั้นจึงจะดูได้ (แนะนำ)
   • สาธารณะ (Public): ใครก็ได้บนอินเทอร์เน็ตสามารถค้นหาและดูได้

   

3. คลิก คัดลอกลิงก์ (Copy link) เพื่อคัดลอกลิงก์เข้าสู่คลิปบอร์ด และคลิก บันทึก (Save) เพื่อบันทึกการตั้งค่า

4. ท่านสามารถส่งต่อลิงก์ให้ผู้อื่นได้ทันที

บทสรุป¶

ใน Workshop นี้ ท่านได้เรียนรู้วิธีการขยายพื้นที่รายงานเพื่อรองรับข้อมูลที่มากขึ้น การสร้าง Pivot Table เพื่อดูรายละเอียดข้อมูลในมิติที่หลากหลาย และการแชร์รายงานเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยสะดวก