Workshop เสริมที่ 1: การทำให้เลือกดูข้อมูลตามปีงบประมาณได้¶

สถานการณ์จำลอง¶

เมื่อเริ่มต้นงบประมาณใหม่ ท่านพบว่าต้องสร้างรายงานใน Looker Studio ที่มีหน้าตาแบบเดิมซ้ำอีกครั้ง เพียงแต่เปลี่ยนข้อมูลให้เป็นของปีงบประมาณใหม่ จึงสงสัยว่ามีวิธีสร้างรายงานเพียงครั้งเดียว แต่ใช้ได้ตลอดโดยที่ไม่ต้องสร้างไฟล์ใหม่ทุกปีหรือไม่

วัตถุประสงค์¶

1. รวมข้อมูลหลายปีงบประมาณให้อยู่ในตารางเดียว (Master Data)
2. สร้างโครงสร้างข้อมูลที่รองรับปีงบประมาณใหม่ในอนาคต
3. เปลี่ยนแหล่งข้อมูลรายงานให้ชี้ไปที่แผ่นงาน Master_Data
4. เพิ่มตัวกรองปีงบประมาณเพื่อให้ผู้ใช้เลือกดูข้อมูลตามปีที่ต้องการ

การสร้างแผ่นงาน Master_Data¶

เราจะสร้างแผ่นงานใหม่เพื่อรวบรวมข้อมูลทุกปีไว้ด้วยกัน

1. กลับไปที่ไฟล์ Google Sheets ของท่าน
2. กดเครื่องหมาย + ที่มุมล่างซ้ายเพื่อสร้างแผ่นงานใหม่

3. ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อแผ่นงานแล้วเปลี่ยนชื่อเป็น Master_Data

   

4. คัดลอกหัวตาราง (Header) ทั้งหมดจากแผ่นงานปี 69 มาวางที่เซลล์ A1 ของแผ่นงาน Master_Data

   

การรวมข้อมูลทุกปีเข้าด้วยกัน¶

นำข้อมูลจากแต่ละปีมาต่อกันในแนวตั้ง (Append)

ข้อมูลปี 2569¶

1. ไปที่แผ่นงาน 69
2. คัดลอกข้อมูลทั้งหมด ยกเว้นหัวตาราง (เริ่มตั้งแต่แถวที่ 2 ลงไป)
3. กลับมาที่แผ่นงาน Master_Data
4. วางข้อมูลที่เซลล์ A2

ข้อมูลปี 2568¶

1. ไปที่แผ่นงาน 68
2. คัดลอกข้อมูลทั้งหมด ยกเว้นหัวตาราง (เริ่มตั้งแต่แถวที่ 2 ลงไป)
3. กลับมาที่แผ่นงาน Master_Data
4. วางข้อมูลที่เซลล์ A76 (ต่อจากแถวสุดท้ายของข้อมูลปี 2569)

ข้อมูลปี 2567¶

เนื่องจากข้อมูลปี 2567 ไม่มีคอลัมน์ หมายเหตุ จึงต้องคัดลอกข้อมูลจนถึงแค่คอลัมน์ U (ผลการปฏิบัติงานตัวชี้วัด)

1. ไปที่แผ่นงาน 67
2. คัดลอกข้อมูลทั้งหมด ยกเว้นหัวตาราง (เริ่มตั้งแต่แถวที่ 2 ลงไป)
3. กลับมาที่แผ่นงาน Master_Data
4. วางข้อมูลที่เซลล์ A150 (ต่อจากแถวสุดท้ายของข้อมูลปี 2568)

ผลลัพธ์: ท่านจะมีตารางข้อมูลขนาดใหญ่ที่รวมข้อมูลทุกปีไว้ในแผ่นงานเดียว

การ Reconnect แหล่งข้อมูลไปที่ Master_Data¶

เปลี่ยนให้ Looker Studio ไปดึงข้อมูลจากแผ่นงาน Master_Data แทนแผ่นงาน 69

1. กลับไปที่ Looker Studio ในโหมดแก้ไข (Edit)

2. ไปที่เมนู แหล่งข้อมูล (Data source) > จัดการแหล่งข้อมูลที่เพิ่ม (Manage added data sources)

   

3. คลิก แก้ไข (Edit) ที่แหล่งข้อมูลเดิมของท่าน

   

4. คลิก แก้ไขการเชื่อมต่อ (Edit connection) ที่มุมซ้ายบน

   

5. เลือกแผ่นงาน Master_Data

6. กด เชื่อมต่อใหม่ (Reconnect)

   

7. ระบบอาจแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงฟิลด์ ให้กด ใช้ (Apply)

   

8. กด เสร็จสิ้น (Done) และ ปิด (Close)

   

   

การเพิ่มตัวกรองปีงบประมาณ¶

เพื่อให้ผู้ใช้งานเลือกดูข้อมูลเฉพาะปีที่ต้องการได้

1. คลิกเมนู เพิ่มตัวควบคุม (Add a control)

2. เลือก รายการแบบเลื่อนลง (Drop-down list)

   

3. วางตัวกรองไว้ที่ส่วนหัวของรายงาน (ข้างๆ ชื่อรายงาน)

   

4. ตั้งค่าในแถบย่อย ตั้งค่า (Setup):

   • ช่องการควบคุม (Control): เลือก ปีงบประมาณ
   • การเลือกตามค่าเริ่มต้น (Default value): เลือก ข้อความ และกรอก 2569

   

5. ตั้งค่าในแถบย่อย รูปแบบ (Format):

   • เลือกรายการเดียว (Single selection): เปิด
   • อนุญาต "เลือกทั้งหมด (Allow select all)": ปิด
   • เปิดใช้ช่องค้นหา (Search box): ปิด

   

6. ทดสอบการใช้งานโดยกดปุ่ม ดู (View) ที่มุมขวาบน แล้วลองเปลี่ยนปีใน Drop-down กราฟทั้งหมดควรอัปเดตตามปีที่เลือก

   

บทสรุป¶

ในส่วนนี้ เราได้เรียนรู้วิธีการรวมข้อมูลจากหลายปีเข้าด้วยกันในแผ่นงาน Master_Data และเชื่อมต่อ Looker Studio ไปยังแหล่งข้อมูลใหม่นี้ นอกจากนี้ เรายังได้เพิ่มตัวกรองปีงบประมาณเพื่อให้รายงานมีความยืดหยุ่นและใช้งานง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้