Workshop เสริมที่ 2: การเรียงลำดับข้อมูลในรายงาน (Custom Sorting)¶

สถานการณ์จำลอง¶

ท่านได้รับ Feedback จากหัวหน้าว่าอยากเรียงลำดับหน่วยปฏิบัติตามโครงสร้างหน่วยงาน คือ ส่วนกลาง, สจป. 1-13, สจป. สาขาทุกสาขา แทนที่จะเรียงตามตัวอักษร ก-ฮ ซึ่งไม่เป็นระเบียบและทำให้รายงานอ่านยาก

วัตถุประสงค์¶

1. สร้างตารางอ้างอิงลำดับหน่วยงาน
2. เรียนรู้เทคนิคการผสมข้อมูล (Data Blending) เพื่อนำลำดับมาใช้กับข้อมูลหลัก
3. จัดเรียงกราฟตามลำดับที่กำหนดเอง

สร้างแผ่นงานอ้างอิง¶

สร้างตารางอ้างอิงให้ Looker Studio รู้ว่าหน่วยงานไหนควรอยู่อันดับที่เท่าไหร่

1. สร้างแผ่นงานใหม่ใน Google Sheets ไฟล์เดิม ตั้งชื่อว่า หน่วยปฏิบัติ

   

2. สร้างคอลัมน์ 2 คอลัมน์:

   • A1: ลำดับหน่วยปฏิบัติ (สำหรับใส่ตัวเลขเรียงลำดับ)
   • B1: ชื่อหน่วยปฏิบัติ (สำหรับใส่ชื่อหน่วยงาน)

3. กรอกข้อมูลลงไป:

   • ชื่อหน่วยปฏิบัติ: คัดลอกข้อมูลตั้งแต่เซลล์ R4 จนไปถึงเซลล์ R27 ของแผ่นงาน 69 มาวาง
   • ลำดับหน่วยปฏิบัติ: ใส่ตัวเลข 1, 2, 3, ..., 24 ไล่ลงไป

   เคล็ดลับ

   สามารถพิมพ์เฉพาะลำดับ 1 และ 2 จากนั้นเลือกเซลล์ที่มีตัวเลขทั้ง 2 และดับเบิลคลิกจุดจับเติม (fill handle) เพื่อเติมลำดับตัวเลขจนถึงแถวสุดท้ายโดยอัตโนมัติได้

   

   ข้อควรระวัง

   ข้อมูลในคอลัมน์ ชื่อหน่วยปฏิบัติ จะต้องเขียนให้ ตรงกันทุกตัวอักษร กับข้อมูลในแผ่นงาน Master_Data มิฉะนั้นจะไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลทั้ง 2 แผ่นงานได้ (แนะนำให้ใช้วิธี Copy-Paste ชื่อหน่วยงานมาวาง)

การผสมข้อมูล (Data Blending) ใน Looker Studio¶

นำตาราง "หน่วยปฏิบัติ" มาเชื่อมกับ "Master_Data" เพื่อดึงเลขลำดับมาใช้

1. กลับไปที่ Looker Studio

2. คลิกไอคอน เพิ่มข้อมูล (Add data) จากนั้นคลิกที่ตัวเชื่อมต่อข้อมูล *Google Sheets

   

3. เลือกแผ่นงาน "หน่วยปฏิบัติ" และกด เพิ่ม (Add) หากพบข้อความยืนยัน ให้กด เพิ่มในรายงาน (Add to report)

   

4. คลิก ผสม (Blend) จากนั้นคลิก เพิ่มการรวม (Add a blend)

   

5. ตั้งค่าการผสมข้อมูล:

   • เลือกแหล่งข้อมูลเป็นแผ่นงาน Master_Data
   • ในมิติข้อมูล ให้เพิ่ม กิจกรรม, ปีงบประมาณ, หน่วยปฏิบัติ, และ แหล่งงบประมาณ
   • ในเมตริก ให้เพิ่ม งบประมาณ, เงินโอน (ง.241), ยอดเบิกจ่าย, ยอดคงเหลือ (GF), และร้อยละยอดเบิก
   • จากนั้นกดปุ่ม "รวมอีกตาราง"

   

6. ตั้งค่าตารางที่ 2:

   • เลือกแหล่งข้อมูลเป็น หน่วยปฏิบัติ
   • ในมิติข้อมูล ให้เพิ่ม ชื่อหน่วยปฏิบัติ และ ลำดับหน่วยปฏิบัติ

   

7. กำหนดเงื่อนไขการเชื่อม (Join configuration):

   • คลิกที่กล่อง กำหนดค่าการผนวก (Join configuration) ตรงกลางระหว่างสองตาราง
   • โอเปอเรเตอร์การรวม (Join operator): เลือก ด้านนอกทางซ้าย (Left Outer)
   • เงื่อนไขการเชื่อม (Join conditions):
     • ด้านซ้าย (Master_Data) เลือก หน่วยปฏิบัติ
     • ด้านขวา (หน่วยปฏิบัติ) เลือก ชื่อหน่วยปฏิบัติ
   • กด บันทึก (Save)

   

   

8. ตั้งชื่อการผสมข้อมูล (Data Blend Name) ด้านขวาบนว่า Master_Data + Sorting

   

9. กด บันทึก (Save) และ ปิด (Close)

การจัดเรียงข้อมูลในแผนภูมิ¶

เมื่อผสมข้อมูลเสร็จแล้ว เราจะนำฟิลด์ "ลำดับหน่วยปฏิบัติ" มาใช้ในการจัดเรียง

1. เลือกแผนภูมิทั้งหมด โดยการกดแป้น Shift + คลิกที่ส่วนหัวของแผนภูมิ ทำเช่นนี้จนครบทุกแผนภูมิ

   

2. ที่แถบ ตั้งค่า (Setup) เปลี่ยน แหล่งข้อมูล (Data source) เป็น Master_Data + Sorting (ที่เราเพิ่งสร้าง)

3. เลือกแผนภูมิที่ต้องการจัดเรียง แล้วเลื่อนลงมาที่หัวข้อ จัดเรียง (Sort)

   

4. คลิกที่ฟิลด์เดิม แล้วเปลี่ยนเป็นเลือกฟิลด์ ลำดับหน่วยปฏิบัติ

5. เลือกการเรียงลำดับเป็น จากน้อยไปมาก (Ascending)

ผลลัพธ์: กราฟของท่านจะเรียงลำดับหน่วยงานตามที่ท่านกำหนดไว้ใน Google Sheets อย่างถูกต้อง

การแก้ไขปัญหา (Troubleshooting)¶

• กราฟแสดงข้อมูลไม่ครบ: อาจเกิดจากชื่อหน่วยงานใน 2 ตารางเขียนไม่ตรงกัน (เช่น มีเว้นวรรคเกิน) ให้กลับไปตรวจสอบใน Google Sheets
• หาฟิลด์ลำดับไม่เจอ: ให้กลับไปที่เมนูจัดการข้อมูลรวม (Manage blends) แล้วตรวจสอบว่าได้ลากฟิลด์ ลำดับหน่วยปฏิบัติ เข้ามาในส่วน Dimensions แล้วหรือยัง